Når håndværksvirksomheden vokser: Er administrationen klar til at følge med?
En ekstra medarbejder, flere kundeopgaver eller større projekter kan være næste skridt for en håndværksvirksomhed på Østsjælland. Men vækst ændrer også arbejdet bag kulisserne. Der kommer flere oplysninger at holde styr på, og de løsninger, der fungerede, da ejeren stod alene, passer måske ikke længere til virksomheden.
Derfor er det værd at gennemgå administrationen, inden kalenderen bliver endnu mere fyldt. Det handler især om, hvordan oplysninger bliver samlet, delt og brugt.
Når ejeren bliver bindeled for alle oplysninger
I en mindre virksomhed ligger meget viden ofte hos ejeren. Det kan være aftaler med kunder, oplysninger om materialer og status på igangværende opgaver. Så længe få personer er involveret, kan det fungere fint.
Når flere medarbejdere kommer til, kan den samme arbejdsform skabe flaskehalse. Hvis alle skal spørge ejeren, før de kan komme videre, bliver det svært at fordele ansvaret.
Start derfor med at undersøge, hvilke oplysninger andre har brug for i løbet af arbejdsdagen. Hvor finder de dem, og hvem sørger for, at de er opdaterede?
Fælles arbejdsgange gør samarbejdet lettere
Hvis én medarbejder registrerer timer på papir, mens en anden sender dem i en besked, skal oplysningerne samles og bearbejdes bagefter. Det samme gælder bilag og oplysninger om ekstraarbejde.
En fælles fremgangsmåde kan gøre overleveringen enklere. Aftal, hvor oplysningerne skal registreres, hvad der skal med, og hvem der følger op, hvis noget mangler.
Inddrag medarbejderne, når I vælger arbejdsgangen. Den skal være nem at bruge ude på opgaverne og samtidig give et brugbart grundlag for administrationen.
Vælg systemer, der passer sammen
Flere digitale værktøjer giver ikke automatisk bedre overblik. Hvis de samme oplysninger skal indtastes flere steder, kan nye systemer tværtimod skabe mere arbejde.
Undersøg derfor, hvordan oplysninger bevæger sig gennem virksomheden: fra kunden bestiller en opgave, til arbejdet er afsluttet og fakturaen sendt. Se især efter steder, hvor noget bliver kopieret manuelt, eller hvor ansvaret er uklart.
Håndvirk tilbyder en digital administrationsløsning målrettet selvstændige håndværkere og anvender udvalgte regnskabssystemer og programmer til branchen. Virksomheden hjælper digitalt i hele Danmark og kan derfor også være relevant for håndværksvirksomheder på Østsjælland.
Inden et samarbejde bør du afklare, hvilke systemer der indgår, hvordan eksisterende oplysninger håndteres, og hvilke opgaver du fortsat selv skal stå for.
Skab plads til den næste fase
En virksomhed behøver ikke være stor for at have glæde af tydelige arbejdsgange. Tværtimod kan det være lettere at få dem på plads, mens antallet af medarbejdere og opgaver stadig er overskueligt.
Begynd med én konkret udfordring, såsom manglende oplysninger ved fakturering eller tidskrævende indsamling af bilag. Når arbejdsgangen fungerer, kan du bygge videre derfra. Det giver et bedre udgangspunkt for at udvikle virksomheden og fordele opgaverne.
