Sådan kan virksomheder få bedre styr på arbejdstiden
For mange virksomheder er registrering af medarbejdernes arbejdstid en fast del af hverdagen. Det gælder både mindre håndværksvirksomheder, produktionsvirksomheder, butikker og større arbejdspladser med mange ansatte.
Men selvom tidsregistrering umiddelbart lyder som en simpel administrativ opgave, kan det hurtigt blive tidskrævende, hvis timer, fravær og overarbejde bliver registreret manuelt eller i forskellige systemer.
Derfor vælger flere virksomheder at samle registreringen digitalt.
Fra timesedler til digital registrering
På mange arbejdspladser har timesedler, Excel-ark og manuelle indberetninger tidligere været den normale måde at holde styr på medarbejdernes timer.
Det kan fungere i en mindre virksomhed, men efterhånden som antallet af medarbejdere og arbejdsopgaver vokser, bliver administrationen ofte mere omfattende.
Der kan eksempelvis opstå spørgsmål som:
- Hvor mange timer er brugt på en bestemt opgave?
- Har medarbejderen registreret ferie eller afspadsering?
- Er arbejdstimerne sendt korrekt videre til løn?
- Hvor meget tid bliver der egentlig brugt på forskellige kunder og projekter?
Her kan et digitalt system gøre det lettere at samle oplysningerne ét sted.
Mindre administration i hverdagen
En af de største fordele ved digital tidsregistrering er, at medarbejdernes registreringer ikke nødvendigvis skal håndteres manuelt flere gange.
Når timerne allerede er registreret digitalt, bliver det lettere for virksomhedens administration at danne sig et overblik over eksempelvis arbejdstid, fravær og ferie.
Samtidig kan registreringen give ledelsen et bedre grundlag for at se, hvordan tiden bliver anvendt i virksomheden.
Det kan være særligt værdifuldt for virksomheder, hvor medarbejderne arbejder på forskellige projekter, kunder eller arbejdssteder.
Registrering skal være nem for medarbejderen
Et tidsregistreringssystem giver kun værdi, hvis medarbejderne rent faktisk bruger det.
Derfor bør registreringen være så enkel som muligt.
For en medarbejder på et kontor kan registrering via computer være den naturlige løsning. En montør, håndværker eller servicemedarbejder, som befinder sig ude hos kunder, har derimod ofte større glæde af at kunne registrere arbejdstiden via telefonen.
Virksomheder bør derfor se på deres konkrete arbejdsgange, inden de vælger løsning.
Hos virksomheder, hvor medarbejderne bevæger sig mellem forskellige lokationer i løbet af dagen, kan digital tidsregistrering eksempelvis gøre det lettere at samle registrering af arbejdstid, fravær og andre relevante oplysninger ét sted.
Bedre overblik over projekter og opgaver
Tidsregistrering handler heller ikke nødvendigvis kun om, hvornår medarbejderen møder og går hjem.
I virksomheder, der arbejder projekt- eller ordrebaseret, kan registreringen også bruges til at skabe et bedre billede af, hvor mange arbejdstimer der bliver brugt på forskellige opgaver.
Det kan blandt andet være relevant for håndværksvirksomheder, produktionsvirksomheder og servicevirksomheder.
Hvis en virksomhed ved, hvor mange timer en bestemt opgave reelt kræver, bliver det lettere at vurdere både bemanding, priser og økonomi på kommende opgaver.
På den måde bliver tidsregistreringen ikke kun en administrativ opgave, men også en potentiel kilde til bedre beslutninger.
Tænk tidsregistrering sammen med resten af virksomheden
Når en virksomhed vælger et nyt system, er det værd at undersøge, hvordan det passer sammen med de programmer, virksomheden allerede anvender.
Det gælder særligt lønsystemer og økonomi- eller ERP-systemer.
Jo færre oplysninger medarbejdere og administration skal indtaste flere gange, desto mindre manuelt arbejde vil der typisk være.
Det er derfor en god idé at kortlægge virksomhedens nuværende arbejdsgange, før man vælger løsning.
Den bedste løsning afhænger af virksomheden
Der findes ikke én metode til tidsregistrering, der passer til alle virksomheder.
En virksomhed med fem medarbejdere har andre behov end en produktionsvirksomhed med forskellige afdelinger og arbejdstider. På samme måde vil en lokal håndværksvirksomhed med medarbejdere på farten ofte have andre krav end et traditionelt kontor.
Det vigtigste er derfor at vælge en løsning, der passer ind i den daglige arbejdsproces.
Når registreringen er enkel for medarbejderne og samtidig giver administrationen de nødvendige oplysninger, kan tidsregistrering blive en naturlig del af arbejdsdagen frem for endnu en administrativ byrde.
