Nye medarbejdere skal kunne komme i gang fra første arbejdsdag

Velkomsten er planlagt, og de første opgaver ligger klar. Men computeren mangler et program, mailkontoen er ikke oprettet, og ingen ved helt, hvem der kan give adgang til de fælles dokumenter. Så bliver den første arbejdsdag hurtigt præget af ventetid.

For virksomheder i Herning, Holstebro, Ringkøbing og resten af Vestjylland er en ny medarbejder en anledning til at gennemgå de praktiske IT-rutiner. Når udstyr og adgange er på plads i god tid, bliver det lettere at give den nye kollega en god start og holde de øvrige medarbejderes arbejde i gang.

Begynd med de opgaver, medarbejderen skal løse

Det er ikke alle medarbejdere, der har brug for den samme IT-pakke. En administrativ medarbejder skal måske arbejde med økonomi og kundedata, mens en montør har behov for at se arbejdsplaner og registrere opgaver fra telefonen.

Derfor bør klargøringen tage udgangspunkt i den konkrete rolle. Hvilket udstyr skal medarbejderen bruge? Hvilke programmer er nødvendige? Og hvilke oplysninger skal vedkommende kunne tilgå?

Når de spørgsmål er afklaret, kan virksomheden bestille og klargøre det nødvendige, inden medarbejderen møder ind. Det giver også mulighed for at kontrollere, at udstyret faktisk fungerer med de systemer, der indgår i arbejdet.

Gør klargøringen til en fast rutine

I en travl hverdag kan ansvaret for en ny medarbejders IT nemt blive fordelt mellem flere personer. Lederen bestiller en computer, en kollega forsøger at oprette mailen, og en ekstern leverandør bliver først kontaktet, når noget mangler.

En fælles tjekliste kan gøre forløbet mere overskueligt. Den bør beskrive, hvad der skal være klar, hvem der løser opgaverne, og hvornår det skal ske. Mail, programmer, adgang til fælles mapper og eventuelt telefon eller printer bør indgå efter behov.

Det er også nyttigt at teste opsætningen før første arbejdsdag. Kan medarbejderen logge ind, åbne de relevante programmer og finde de dokumenter, som arbejdet kræver? En kort gennemgang kan afsløre mangler, mens der stadig er tid til at rette dem.

Giv adgang efter arbejdsopgaverne

En ny medarbejder skal have adgang til at udføre sit arbejde. Derfor er det værd at tage stilling til adgange enkeltvis frem for automatisk at kopiere en anden medarbejders opsætning.

Den eksisterende kollega kan have fået ekstra rettigheder gennem flere år eller tidligere have haft andre opgaver. En ukritisk kopi kan dermed give den nye medarbejder adgang til oplysninger, som ikke er relevante for rollen.

Virksomheden bør samtidig forklare, hvordan medarbejderen får hjælp, hvis en adgang mangler. Så bliver det lettere at løse problemet gennem den ansvarlige person frem for at dele loginoplysninger mellem kolleger.

En god introduktion omfatter også IT

Selv en færdigopsat computer kræver en introduktion. Den nye medarbejder skal vide, hvor dokumenterne ligger, hvordan de deles, og hvilke systemer virksomheden bruger til de forskellige opgaver.

Det kan være en fordel at samle de vigtigste oplysninger i en kort vejledning og gennemgå dem sammen med medarbejderen. Her kan virksomheden også forklare, hvem man kontakter ved tekniske problemer eller mistænkelige beskeder.

Hvis virksomheden har behov for ekstern hjælp, kan Partner IT i Herning være en relevant samarbejdspartner at drøfte IT-opgaverne med. Virksomheden tilbyder blandt andet drift og support og arbejder med hardware, software, servere og netværk. Den konkrete opgavefordeling bør aftales ud fra virksomhedens behov.

Brug erfaringerne ved næste ansættelse

Når medarbejderen har været i gang i et par uger, er det oplagt at følge op. Var der programmer, som manglede? Var vejledningen til at forstå? Og var det tydeligt, hvor hjælpen kunne findes?

Svarene kan bruges til at forbedre rutinen ved næste ansættelse. For vestjyske virksomheder, der får flere medarbejdere eller nye funktioner, kan en fast fremgangsmåde gøre det lettere at følge med udviklingen.

En god start kræver ikke nødvendigvis en omfattende IT-plan. Den kræver først og fremmest, at nogen har taget ansvar for udstyr, adgange og introduktion, inden den nye kollega træder ind ad døren.